LA SOLUZIONE PER LE ORGANIZZAZIONI PIÙ STRUTTURATE

La soluzione per le organizzazioni più strutturate che vogliono gestire i protocolli in entrata e in uscita, i file dei progetti (pdf, dwg, doc, xls, jpg...), le edizioni successive dei documenti, la struttura dell'organizzazione e le tessere di riconoscimento del personale.

PRINCIPALI FUNZIONALITÀ DI ACTAGEST Organizzazione
• Assegnazione delle risorse alla diverse aziende, aree e settori che compongono la struttura dell'organizzazione.
• Liste delle risorse ordinata secondo la gerarchia Azienda/Area/Settore/Ruolo/Risorsa.
• Tessere di riconoscimento del personale con fotografie e tutti i dati richiesti dalla normativa, anche in caso di subappalto.
• Stampa delle tessere di riconoscimento anche su etichettatrici.
• Cronistoria delle risorse per registrare i ruoli della carriera, i corsi di formazione, le ferie, le assenze, l'utilizzazione delle risorse strumentali e qualsiasi altra informazione storica, con la possibilità di limitare la visualizzazione ai soli operatori che hanno acceso ai dati riservati, sensibili o giudiziari.

• Gestione nel modulo OGGETTI delle edizioni successive degli oggetti con registrazione delle risorse che hanno effettuato la redazione, la verifica e l'approvazione di ogni edizione.
• Generazione dell'etichetta delle edizioni successive degli oggetti con stampa anche su etichettatrici.

• Protocollazione in entrata e in uscita di:
- oggetti (documenti cartacei, certificati, prodotti, apparecchiature, strumenti, moduli, prototipi, modelli, ecc.)
- email
- fax
- documenti di spesa
- documenti d'incasso
• Registrazione del progetto di riferimento, del nominativo che consegna o riceve, del mezzo di consegna, del contenitore e del contenuto.
• Stampa della ricevuta di protocollo.
• Registrazione dei dati di ricezione.
• Generazione dell'etichetta per la segnatura del protocollo con stampa anche su etichettatrici.
• Annullamento del protocollo secondo normativa.

Esempio di protocollo: Pe.2329853/09/UfTec Pe = Protocollo in entrata Pu = Protocollo in uscita Px = Protocollo annullato 2329853 = Numero di Protocollo /09 = Ultime 2 cifre Anno /UfTec = Identificazione ufficio o area

•Archivio dei file associati a:
- oggetti (documenti cartacei, certificati, prodotti, apparecchiature, strumenti, moduli, prototipi, modelli, ecc.)
- email
- fax
- documenti di spesa
- documenti d'incasso
- fatturePA
- documenti di trasporto
• Registrazione di qualsiasi tipo di file con qualsiasi estensione.
• Apertura di qualsiasi tipo di file direttamente da ACTAGEST purché sia presente sul computer un'applicazione che apre quel tipo di file.
• Registrazione dei file direttamente dai moduli degli elementi a cui si riferiscono, è sufficiente cliccare sui file e viene registrato il percorso per accedere al file.
• Inserimento dei file sia da computer Mac che Windows con la registrazione di entrambi i percorsi, anche se in rete.
• Per ogni file è possibile registrare se è stata apposta la firma digitale, se è stata applicata la marca temporale e se il file è stato archiviato per la conservazione sostitutiva.
• Ricerca veloce di tutti i file di ogni progetto, indipendentemente dagli elementi a cui si riferiscono e dalla loro posizione sui dischi locali o remoti.