Gestione della contabilità con fatture, e-fatture, avvisi di pagamento, note di credito, pagamenti, conti e il controllo del flusso di cassa di progetti, clienti e fornitori.

PRINCIPALI FUNZIONALITÀ DI ACTAGEST Contabilità
• Gestione degli incassi
• Registrazione degli incassi effettuati con assegnazione al nominativo di riferimento, al progetto a cui si riferisce e alla risorsa responsabile dell'incasso.
• Inserimento di nuove spese anche a partire dal QR code che l'Agenzia delle Entrate ha assegnato al cliente.
• Assegnazione a un gruppo d'incassi.
• Impostazione di dati predefiniti per beni o servizi ripetitivi da richiamare per l'inserimento automatico nelle schede degli incassi.
• Applicazione dell'inversione contabile (reverse charge) quando prevista, con doppia registrazione sia nelle spese che negli incassi.
• Applicazione della scissione dei pagamenti (split payment) quando prevista.
• Creazione e gestione degli avvisi di pagamento.
• Creazione e gestione delle fatture.
• Creazione delle fatture dagli avvisi di pagamento.
• Creazione e gestione delle note di credito.
• Fatture e note di credito con la dicitura che la fattura originale sarà emessa in formato elettronico, se prevista.
• Creazione delle note di credito dalle fatture.
• Assegnazione delle intestazioni predefinite da utilizzare nei documenti contabili.
• Impostazione di note predefinite da richiamare per l'inserimento automatico nei documenti contabili.
• Possibilità di effettuare la numerazione separata della contabilità.
• Lista delle fatture.
• Lista degli avvisi di pagamento.
• Lista delle note di credito.

• E- fatture (le fatture elettroniche tra privati e per la Pubblica Amministrazione)
• Emissione automatica delle e-fatture sulla base dei dati già inseriti negli altri moduli:
- dati del nominativo trasmittente (anagrafica, indirizzo email);
- dati del nominativo cessionario/committente (anagrafica, dati societari, dati fiscali, codice IPA, ecc.);
- dati del nominativo cedente/prestatore (anagrafica, dati societari, dati fiscali, ecc.);
- dati del progetto (codice commessa, codice unitario progetto, ecc.);
- dati dell’incasso (numero fattura, oggetto della fattura, imponibile, IVA, ecc.);
- dati del conto bancario (modalità di pagamento, coordinate bancarie, ecc.).
• Visualizzazione immediata dei blocchi con dati mancanti o da integrare per il completamento delle e-fatture.
• Testo xml delle e-fatture strutturato automaticamente ma comunque modificabile.
• Visualizzatore dei file XML in formato leggibile delle e-fatture e delle notifiche ricevute dall'Agenzia delle Entrate, tramite il proprio browser.
• E-fatture con numerazione separata o numerazione consecutiva con le fatture cartacee.
• Collegamento diretto alle pagine dell'Agenzia delle Entrate per la visualizzazione, il controllo e il monitoraggio delle e-fatture.
• Invio al Sistema di Interscambio delle e-fatture (unico sistema preposto dall'Agenzia delle Entrate per la ricezione delle e-fatture e invio ai destinatari).
• Registrazioni delle comunicazioni, inviate e ricevute, con il Sistema di Interscambio.
• Indice di conservazione delle FatturePA.

• Gestione delle spese
• Registrazione delle spese effettuate con assegnazione al nominativo di riferimento, al progetto a cui si riferisce e alla risorsa responsabile della spesa.
• Inserimento di nuove spese anche a partire dal QR code che l'Agenzia delle Entrate ha assegnato al fornitore.
• Assegnazione a un gruppo di spese.
• Impostazione di definizioni predefinite da richiamare per l'inserimento automatico.
• Impostazione di tipi di spesa predefiniti utili per suddividere le spese della propria organizzazione e controllarne l'andamento.
• Applicazione dell'inversione contabile (reverse charge) quando prevista, con doppia registrazione sia nelle spese che negli incassi.
• Calcolo e registrazione dei versamenti IVA mensili o trimestrali.
• Lista dei dati contabili.
• Lista delle ritenute d'acconto effettuate e da effettuare.
• Stampa dell'etichetta con i dati di registrazione da applicare al documento cartaceo della spesa.

• Funzioni comuni sia alle spese che agli incassi
• Creazione e gestione di categorie contabili per suddividere la contabilità, ad esempio per argomenti, per sedi separate, per aree commerciali, per criteri di marketing, ecc..
• Assegnazione a un criterio di ripartizione (utile ad esempio per gli studi associati).
• Registrazione della data di consegna contabile (utile ad esempio quando i dati registrati vengono consegnati ad uno studio commercialista).
• Calcolo e registrazione anche in una seconda valuta.
• Assegnazione di un diverso anno di competenza rispetto a quello automatico.
• Blocco dei dati contabilizzati per evitare errori o cancellazioni accidentali.
• Lista dei pagamenti effettuati e da effettuare
• Diagrammi a barra, a colonne e a torta per l'analisi dei dati contabili registrati con vari parametri di suddivisione e vari dati di visualizzazione.
• Assegnazione nelle preferenze di dati predefiniti per una più veloce creazione dei dati.
• Numerazioni di fatture, note di credito e avvisi di pagamento integrate in una stringa composta da 0 a 5 caratteri “0”.

• Gestione di conti, giroconti e prima nota
• Gestione dei conti a cui assegnare i pagamenti relativi a spese ed incassi.
• Gestione di conti subordinati ad altri conti principali di riferimento per la suddividere in capitoli contabili, ad esempio per l'utilizzo di carte di credito, fondi cassa, ecc..
• Invio per email delle coordinate bancarie al nominativo selezinato.
• Liste delle registrazioni in prima nota per ogni conto o capitolo contabile a partire da una data e da un importo assegnato.
• Calcolo del saldo dei conti per periodi contabili annuali, trimestrali, mensili e con date assegnate.
• Giroconti per lo spostamento di fondi tra conti o capitoli contabili.
• Giroconti per l'effettuazione e la restituzione di prestiti.
• Giroconti per il rimborso di anticipi di spesa.
• Collegamento diretto alle pagine web dei conti on-line.
• Registrazione in prima nota dei pagamenti in Uscite e in Entrata per spese, incassi e giroconti.
• Registrazione in prima nota delle modalità di pagamento effettuate e e del conto a cui si riferiscono.
• Registrazione degli anticipi di spesa e dei rimborsi effettuati.
• Calcolo e registrazione delle prime note anche in una seconda valuta.
• Ricevuta del pagamento registrato in prima nota.
• Lista delle registrazioni in prima nota degli anticipi di spesa da rimborsare o rimborsati.
• Lista delle registrazioni in prima nota per nominativo e per progetto.
• Lista delle registrazioni in prima nota con numerosi criteri di ordinamento e selezione e con suddivisioni annuali, semestrali, trimestrali e mensili.
• Visualizzazione per ogni progetto e per ogni nominativo dei flussi di cassa ricavati dai dati contabili coavere, dare e saldo dei pagamenti da effettuare o da incassare ricavato dalle registrazioni in prima nota.
• Registrazione delle scadenze di pagamento previste per ogni incasso o spesa.
• Piano di rateizzazione dei pagamenti con scadenze periodiche o stabilite con applicazione del tasso d'interesse previsto.
• Calcolo e registrazione delle rate anche in una seconda valuta.
• Visualizzazione nelle agende mensili, settimanli e giornaliere delle scadenze di pagamento da effettuare.
• Liste delle scadenze di pagamento da effettuare con numerosi criteri di ordinamento e selezione e con suddivisioni annuali, semestrali, trimestrali e mensili.
• Bilancio di cassa, calcolato tra qualsiasi data, effettuato sulla base delle registrazioni effettuate in prima nota in Entrata ed in Uscita
• Conto economico, calcolato tra qualsiasi data, effettuato sulla base degli importi imponibili delle spese e degli incassi.
• Conto economico sudiviso per le categorie contabili definite.
• Rendiconti contabili degli importi imponibili delle spese e degli incassi con periodicità annuale, semestrale, trimestrale e mensile.
• Rendiconti contabili delle registrazioni in prima nota in Entrata ed in Uscita con periodicità annuale, semestrale, trimestrale e mensile.
• Rendiconti contabili dei pagamenti da effettuare sulla base delle scadenze di pagamento previste.
• Calcolo dell'utile globale calcolato sulla base delle spese e degli incassi inclusi in bilancio.
• Diagrammi a barra, a colonne e a torta per l'analisi dei rendiconti contabli con vari parametri di suddivisione e vari dati di visualizzazione.
• Assegnazione nelle preferenze di dati predefiniti per una più veloce creazione dei dati.
• Avvisi automatici via email delle scadenza di pagamento di incassi e spese ai nominativi coinvolti e alle risorse coinvolte.

• Gestione della contabilità di NOMINATIVI e PROGETTI
• Visualizzazione per ogni progetto e per ogni nominativo dei flussi di cassa ricavati dai dati contabili con:
- incassi, spese e saldo degli imponibili;
- anticipi e rimborsi delle spese conto terzi;
- entrate e uscite previste;
- entrate e uscite effettuate;
- avere, dare e saldo dei pagamenti da effettuare o da incassare.
• Liste contabili dei flussi di lavoro dei nominativi e dei progetti.
• Inserimento dei dati contabili dei nominativi (coordinate bancarie, scoperti, rimesse, regime fiscale, codice destinatario, PEC per la ricezione delle e-fatture, Qr Code dell'Agenzia delle Entrate, ecc.).

• Avvisi automatici via email dei pagamenti pianificati nei progetti consentendo di emettere le fatture alle date previste.